Excel(エクセル)で編集する前に知っておきたい基礎知識

基礎知識

今やExcel(エクセル)は、業務ではなくてはならないツールとなりました。
そんなExcel(エクセル)ですが、「使い方がイマイチわからない!」といった人や、「なんとなく使っている」という方が多いのではないでしょうか?

今回は、Excel(エクセル)を知っている方には常識とも言える、「ブック」、「シート」、「セル」といった用語を解説いたします。

Excel(エクセル)で作業をされたことがある方なら、この辺りはもう知っていると思いますが、知らない方や確認しておきたい方用に解説いたします。

ブック(book)とは?

ブックとは、1つのExcel(エクセル)ファイルのことを指します。
多くは、その用途に合わせファイル名を決めている場合がほとんどです。

例えば

  • 売り上げ管理表
  • 社員管理表
  • 在庫管理表

といった感じですね。

リアルで言う「ブック(book)=本」ですが、そのままの意味です。
本(資料)に、売り上げ管理を記入するといった形ですね。
それをExcel(エクセル)ファイルにしただけの話です。

実際にはExcel(エクセル)のアプリケーションを立ち上げると

このような画面になりますが、この全体を1つのブック(book)として表しています。
リアルで言うところの、ファイリングされた売り上げ管理表などのことだと思ってください。

パソコン上で管理することの良い所は

  • 場所を取らない
  • 見たい資料やデータをすぐ見つけられる
  • 自動計算できる

などなど、業務を簡単にすることが出来る点です。

パソコンの中にデータがありますので、パソコンの置き場所があれば何百、何千、何万以上の管理ファイルを置いておくことができます。

見たい資料やデータは、パソコンで検索すれば一瞬で完了できます。

計算は、手動でやる必要はありません。
予め設定した計算式に合わせ、自動で計算してくれます。

こんな便利なツールを使わない手はないですよね?
私は、その他メモ帳代わりにしたり、色々な使い方をしています。
メモ帳代わりに使っているだけでもかなり便利ですので、Excel(エクセル)を使ったことのない方は、この機会に覚えてみてはいかがでしょうか?

シート(Sheet)とは?

シートとは、Excel(エクセル)ファイル上のページを意味しています。

本には、ページがありますよね?
あれと一緒です。
ページのことをExcel(エクセル)では、シート(Sheet)と表現するのですね。

実際には

このように、エクセルアプリケーションの下部に表示されています。

このシートは、本(book)のページですから、複数追加することが出来ます。
複数のシートは、閲覧したいシートの上にマウスカーソルを持っていき、左クリックをすることで、画面に表示されるデータを変更することができます。

リアルで言うところの、ページをめくる作業ですね。

セル(Cell)とは?

セルとは、シート(Sheet)の中で、データの入力場所を指します。

Excel(エクセル)では、格子状にセルが並んでおり、ここにデータを入れていきます。

例えば、社員管理表であれば、1番目に鈴木さん、2番目に佐藤さん、3番目に田中さん……と、順番に下に向けて書いていくと思います。
そして、名前の横に社員番号や性別、住所、電話番号などを書いていきますよね?

こういったデータを扱う場合、Excel(エクセル)のように、表形式になっていると都合が良いのです。

そして、この表の格子の枠一つ一つを、Excel(エクセル)ではセルと呼びます。

このセルに、実際のデータを書いていくんですね。

このセルは、任意に大きさを変更することができますので、住所のような長いデータも1セル内に収めることができます。
リアルで、長い住所を枠内に収めようと、一生懸命小さな字で書く必要はありません。

さて、業務などでデータを入力する際に、入力するデータ場所がわからないと不都合なことがあります。

例えば、最初は支店コードが入っていて、その次に売り上げ……とデータが続いているとします。
Excel(エクセル)は、自動計算が出来る点も売りですが、パソコンならではの制限もあります。
それは、「自動計算をどこからどこまでやればいいのか?」といった部分です。
この部分は、人間が指定してあげる必要があります。(ある程度自動判断してくれる場合もありますが、基本は人間が設定するものと思ってください)
その際に、セルのどこからどこまでを自動計算するのかを、パソコンに教えてあげなくてはいけません。

これを解決する手段として、セルには住所(アドレス)があります。
セルを横に移動するとA~Z、AA~ZZ……と名前が付きます。
これは、セル上部に横並びに表示されているのが、確認できると思います。
この横方向を列と呼びます。
例えば、左から1番目の列はA列と呼び、左から3番目の列はC列と呼びます。

また、セルをした方向に移動すると、1~65536などの番号がついています。
これは、セルの左側に縦並びに表示されているのが、確認できると思います。
この縦方向を行と呼びます。
例えば、上から1番目は1行目と呼び、上から5番目は5行目と呼びます。

この、行と列を合わせて、セルの住所(アドレス)を呼ぶことで、セルを特定できるようにしています。
例えば、左から3番目はC列、上から5番目は5行目、この位置のセルの住所(アドレス)を、「C5」と呼びます。
逆に、「C5」と言われたら、左から3番目のC列、上から5番目の5行目のセルのことを指すものだと言えます。

これで、パソコンはセルを特定しているのです。
この呼び方は、Excel(エクセル)を使う上でかなり重要になってきますので、必ず覚えてください。

まとめ

ちょっと長くなってしまいましたが、Excel(エクセル)を快適に使うには必須な知識です。
ですので、今回お伝えしたことは必ず覚えてください。

  • ブック(book)とは、Excel(エクセル)ファイルを指す
  • シート(Sheet)とは、ブック(book)中のページのことを指す
  • セル(Cell)とは、ページ中のデータの置き場所を指す
  • セル(Cell)には、セルを特定する列と行からなる特殊な呼び方がある

この4点ですね。
この4点は、しっかりと覚えておいてください。

文章の説明だとイマイチ理解できないよ!という方は、こちらの動画をどうぞ。

Excel(エクセル)の超基礎用語

コメント